Huomioita osakassopimuksesta
Seuraavassa on esitelty kokemuksia ja perustietoa siitä, kuinka yrityksen osakassopimus on järkevää laatia.
Osakassopimuksen tausta ja tarkoitus
Sopimukseen tulee sisällyttää kohta, jossa jokainen sopijaosapuoli osoittaa tutustuneensa hankkeeseen (tai liiketoimintasuunnitelmaan) ja on näin ollen selvillä yrityksen liikeideasta, tavoitteista ja strategiasta. Kyseisessä sopimuskohdassa on hyvä ilmetä myös se, että jokainen osapuoli on huolellisesti ja itsenäisesti arvioinut osakassopimukseen liittyvät oikeudet ja velvollisuudet sekä yrityshankkeeseen liittyvät riskit ja mahdollisuudet.
Sopijaosapuolet
Yleinen käytäntö on se, että jokainen avainhenkilöosakas kuuluu osakassopimuksen piiriin. Harkinnan arvoinen asia on se, tuleeko muuta henkilökuntaa käsittävä omistusrakenne sisällyttää osakassopimuksen vaikutuksen alle. Mikäli tämä katsotaan aiheelliseksi, voidaan heidät huomioida osakassopimuksen tietyissä kohdissa.
Osakkaiden roolit
Yrityksen perustamisvaiheessa saattavat osakkaiden panostukset (rahallinen ja ajallinen) vaihdella suuresti. Tästä syystä on tärkeätä, että hyvin varhaisessa vaiheessa, jopa ennen yrityksen perustamista, kaikkien osakkaiden (ja mahdollisten lisäosakkaiden) roolit ja sitoutuminen käydään huolella läpi. Joku saattaa toimia yhtiössä täysipäiväisesti ja joku taas mahdollisesti pienemmällä työmäärällä. Kyseisen roolikeskustelun yhteydessä tulee myös käsitellä se, kuinka suurta korvausta työstä tullaan maksamaan. Mikäli yhtiöön sijoitettavat pääomat ovat vaatimattomia, on sangen tavallista, että perustajajäsenet työskentelevät alussa palkatta. Tällaisesta ”velasta” on hyvä rakentaa erillinen seurantajärjestelmä, koska yritykseen tehty työ kertyy vain harvoin tasamääräisesti kaikkien osakkaiden kesken. Asian nostaminen esille yrityksen myöhäisemmissä kehitysvaiheissa saattaa johtaa epämielyttäviin ja turhiin ristiriitatilanteisiin osakkaiden välillä.
Päätöksentekotilanteet
Osakassopimus täydentää ja täsmentää valmiina olevien normien, lähinnä osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen, sisältöä. Jotkut päätöksentekoon liittyvät asiat on kuitenkin hyvä tarkentaa erikseen tai tarvittaessa kirjattava osakassopimukseen. Etukäteen sovittavia asioita ovat ainakin seuraavat seikat;
- Toimitusjohtajan nimeäminen
- Osakekirjojen painaminen (tai painamatta jättäminen)
- Yhtiön hallituksen nimeäminen
- Yhtiön tilintarkastuksesta sopiminen
- Hallituksen käsittelyä edellyttävät asiat (avainhenkilövalinnat, suuret investoinnit, omaisuuden myynnit, luottojen nosto / vakuuksien asettaminen, vuokrasopimukset tai lähipiirisopimukset, yms.)
- Hallituksen yksimielisyyden edellyttävät asiat (immateriaalioikeuksien siirrot, tytäryhtiön perustaminen, yms)
- Muut osakeyhtiölain päätöksentekoon liittyvät asiat (yhtiöjärjestyksen muuttaminen, osakepääoman korottaminen, fuusiot, toimialan muutokset, yms.)
Uusien osakkaiden sitouttaminen
Liiketoiminnan kehittyessä on tavallista, etenkin pienten yritysten kohdalla, että yrityksen avaintyöntekijät sitoutetaan yhtiön toimintaan tietyin osuuksin, ikään kuin kannustinjärjestelmän muodossa. Yhtiön perustajajäsenillä saattaa kuitenkin olla hyvin erilainen näkemys siitä, otetaanko yhtiöön uusia osakkaita, kuinka monta ja millä edellytyksin. Aina ei uusille osakkaille tarvitse esimerkiksi antaa äänioikeutta, usein omistusoikeus toimii kannustinmielessä erinomaisesti. Osakassopimuksen sijaan näille uusille osakkaille voidaan tarjota myös optiosopimusmallia, joka raukeaa osakassopimuksen piiriin henkilökohtaisten (ja/tai yrityskohtaisten) tavoitteiden täyttyessä.
Koska osakkeenomistajat saattavat suhtautua uusien osakkaiden ottamiseen hyvin eri tavoin, on näistä asioista hyvä keskustella jo yritystä perustettaessa. Asia voidaan kirjata ylös jopa yrityksen liiketoimintasuunnitelmaan.
Voitonjako
Yhtiön voitonjakokyvystä riippumatta tulee osingonjakoperiaatteista sopia mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Yhtiön tahtotilasta riippuen voidaan osinko jättää jakamatta ja siten kartuttaa yhtiön vakavaraisuutta. Toisen ääripään esimerkki on se, että osinkona jaetaan roimasti heti alusta pitäen. Osingonjakopolitiikasta on hyvä sopia etukäteen, mutta on syytä muistaa myös se, että osakkeenomistajien yksimielisellä päätöksellä voidaan poiketa osakassopimuksessa mainitusta menettelytavasta.
Lisärahoitustarpeet
Nuorilla ja kasvuhakuisilla yrityksillä myös lisärahoitustarpeet ovat keskeinen osa yrityksen kasvustrategiaa. Tulevaisuuden kannalta on erittäin tärkeätä, että jokaisella omistajalla on yhtenäinen visio rahoituksen hankkimisesta. Tavallisesti keskustelu käydään oman ja vieraan pääoman ehtoisten rahoitusmuotojen välillä. Mikäli kaikki osakkaat eivät halua osallistua lisärahoitukseen, on heidän hyväksyntä omistusosuudensa pienenemisestä syytä kirjata ylös. Myös velkarahoituksen yhteydessä tulee tarvittavien vakuuksien menettelytavoista sopia etukäteen.
Yrityksestä Irtautumiset
Vuosien varrella yritys kohtaa useita tilanteita, joissa yhtiökokous joutuu ottamaan kantaa osakkaan omistuksesta yhtiössä. Edellytetäänkö yhtiön osakkaalta osakkeista luopumista, mikäli hän ei enää työskentele yhtiön palveluksessa? Toinen vääjäämättä vastaan tuleva asia on osakkaan kuolemantapaus. Tällöin on päätettävä, voivatko perilliset toimia yhtiön osakkaina. Kummassakin tapauksessa on suositeltavaa, että eri menettelytapoja kyseisten tilantaiden varalle on mietitty. Mikäli tilanteet edellyttävät osakkuudesta luopumista, on kummankin osapuolen kannalta tärkeää, että osakkeen hinnanmääräytymisperusteista on etukäteen sovittu.
Samalla tavoin osakassopimuksessa tulee ottaa kantaa pitkän aikavälin omistusrakenteisiin, esimerkiksi tuleviin myyntitilanteisiin. Tällöin on erityisen tärkeätä, ettei kukaan osakas asetu poikkiteloin irtautumisen esteeksi. Tämä voidaan välttää esimerkiksi sellaisella kirjauksella, jossa osakkaan kieltäytyessä myymästä osakkuutensa yhtiön neuvottelemaan hintaan, hän sitoutuu samalla lunastamaan kaikki osakkeet tähän kyseiseen hintaan.
Yhtiön myynnin suhteen osakkaiden käsitykset voivat olla hyvin erilaiset, ja siitä syystä asioista tulee keskustella ennakkoon. On suositeltavaa, että yhtiötä realisoitaessa kaikille osakkeenomistajille taataan yhtäläiset edut. Myös kannustinjärjestelmien yhteensovittaminen mahdollisen irtautumisen yhteyteen on tärkeätä.
Raportointikäytäntö
Osakkaiden määrästä riippuen on mahdollista, että kaikki eivät osallistu yhtiön hallitustyöskentelyyn ja voivat olla osakeyhtiölakiin perustuvien tiedoksiantovelvollisuuksien varassa; käytännössä riippuvaisia yhtiökokouksessa käsiteltävän tilinpäätöksen antamasta informaatiosta. Tästä syystä osakassopimukseen on suositeltavaa liittää maininta säännönmukaisesta raportoinnista, joka on osakeyhtiölakiin verrattuna laajempaa ja yksityiskohtaisempaa.
Kilpailunrajoitukset
Osakassopimuksessa voi olla tarkoituksenmukaista myös rajoittaa avainhenkilöiden osallistumista kilpailevien yhtiöiden toimintaan, esimerkiksi hallituksen jäsenen roolissa. Asia voidaan myös hoitaa edellyttämällä yrityksen henkilöiltä erillistä sopimusta yrityksen kanssa jokaiseen uuteen tehtävään ryhdyttäessä. Samalla tavoin osakassopimuksesta (ja osakkuudesta) luovuttaessa on suositeltavaa sopia tietyn mittaisesta kilpailukiellosta.
Voimassaoloaika
Osakassopimus voi olla määräaikainen, mutta hyvin usein se on voimassa niin kauan kuin osakkaita on enemmän kuin yksi. Osakkaiden yksimielisellä päätöksellä osakassopimus voidaan kuitenkin purkaa koska tahansa.
Salassapito
Yhtiön kaikkien osakkaiden tulee huolehtia keskinäisestä salassapitosopimuksesta.